門店商品盤點，意在配合各門店商品管理方案的正確落實，加強連鎖藥店總部對門店商品管理的監(jiān)管控制，確保門店實物與電腦系統(tǒng)商品庫存的一致性，財務(wù)賬與商品賬的賬賬相符。
筆者經(jīng)常讓店長用一句話概括“盤點”，卻少有店長能夠說明白。
實際上，“盤點”就是找商品實際庫存和賬面(信息系統(tǒng))庫存之間的差異。詳細而言，連鎖藥店的門店商品盤點是檢驗庫存管理是否到位的試金石，其目的是為配合各門店商品管理方案的正確落實，加強連鎖藥店總部對門店商品管理的監(jiān)管控制，確保門店實物與電腦系統(tǒng)商品庫存的一致性，財務(wù)賬與商品賬的賬賬相符。
盤點的分類與要求
一般而言，通過盤點希望達到如下目的：1.全面掌握目前門店的商品品種、數(shù)量及金額；2.通過盤點發(fā)現(xiàn)實盤商品數(shù)量與帳面金額的差異，掌握所有單品的損溢狀況，以便賬務(wù)處理，做到賬貨相符；3.有效地了解庫存合理性，洞察門店滯銷商品及不動銷商品，以便及時調(diào)整。
盤點的方式，可以分為定期盤點、交接盤點(店長調(diào)動或離職時盤點)、財務(wù)部(防損部)不定期抽盤、區(qū)域經(jīng)理定期抽盤等。其中，定期盤點又可以分為日盤(門店在交接班營業(yè)中進行商品動態(tài)盤點，同時包括50元以上貴重商品和易盜商品進行盤點)、月盤(門店每月31日進行全部商品盤點，需要打印盤點報表)、年終盤點(門店每年度12月31日進行年度商品大盤點)等。
為確保盤點實現(xiàn)既定的目標，需要提出相應(yīng)要求：各門店須配備財務(wù)部統(tǒng)一發(fā)放的《盤點登記簿》，記錄每日盤點損益明細，由店經(jīng)理監(jiān)督并進行簽字確認，便于門店隨時備案查詢，及時調(diào)整。當日如無任何差異，盤點登記簿同樣要求記錄無誤并簽字確認。
以日盤為例，其步驟包括：
——門店員工在交接班營業(yè)中，即可開始對昨日動態(tài)商品及50元以上貴重商品進行盤點。盤點完畢，將所盤差異明細登記入《盤點登記簿》并注明原因及處理方法，并由店長簽字確認。(參見附表一)
——根據(jù)《盤點登記簿》上記錄差異明細，并要求落實責任人，如差異為前日盤點時發(fā)生且同金額串號，則由當日員工將差異傳真至區(qū)域經(jīng)理處，簽字確認后于當日調(diào)整。非同金額串號現(xiàn)象，則由區(qū)域經(jīng)理每月根據(jù)10元額度進行審批調(diào)整，其他原因差異門店次日將差異傳真至營運部，經(jīng)質(zhì)量部核實，財務(wù)部審批后進行報損報溢處理。
——日盤點清單門店經(jīng)保管人員、店長簽字后留存，留存時效為1年。
再來看月盤，其流程分為：
——門店店長須在每月盤點日之前(8個工作日)及時處理調(diào)撥及退貨等流轉(zhuǎn)單據(jù)。
——每月31日營業(yè)結(jié)束后，門店封帳上傳所有數(shù)據(jù)并且打印兩套保管帳。打印的保管帳內(nèi)容為商品貨號、商品名稱、零售價金額及商品批號。一套庫存數(shù)量為空，另一套庫存數(shù)量為保管帳實數(shù)。
——每月31日將打印出數(shù)量為空的保管帳由店長分配給每個區(qū)域的保管人員進行盤點工作。
——將所盤商品實數(shù)登記在保管帳單據(jù)上。
——盤點完畢，所盤人員須在盤點單據(jù)上簽字確認。
——由店經(jīng)理指定人員將所盤保管帳與打印出有實數(shù)的保管帳進行復核工作，復核完畢后將差異清單一一列明《盤點登記簿》。列明時間為每月31日，并要求門店全體員工簽字確認。
——每月盤點中總差異金額在10元金額之內(nèi)，可由區(qū)域經(jīng)理簽字確認后，門店于次月1日及時調(diào)整。并且將區(qū)域經(jīng)理簽字確認后的調(diào)整單附在退貨登記簿后，以備門店自查及財務(wù)部待查。
——每月盤點中總差異金額大于10元，由區(qū)域經(jīng)理簽字確認后，次月1日傳真至門管部。門管部統(tǒng)一做報損報溢單，門管經(jīng)理簽字確認完畢將單據(jù)流轉(zhuǎn)至質(zhì)量部，經(jīng)質(zhì)量部審核后交于財務(wù)部。經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批后，根據(jù)該門店報損報溢額度酌情處理。
——每月盤點及年終盤點31日結(jié)束后，將盤點報告【后附盤點差異明細(注明差異原因)和9個月近效期商品催銷表】及時上繳至財務(wù)部，以便財務(wù)統(tǒng)一審核處理。
——月盤點清單門店經(jīng)保管人員、店長簽字后留存，留存時效為2年。
至于時下不少連鎖剛剛完成或仍在進行的年終盤點，其程序包括：
——財務(wù)部擬訂年終盤點計劃，經(jīng)審核后簽發(fā)盤點通知，并負責召集總部各管理部門、各星級門店員工召開盤點會議后，展開年終盤點工作。
——財務(wù)部將對所有反饋盤點信息進行差異整理，及時出具書面報告呈交總經(jīng)理。
——其他要求須同月盤流程。
對于店長因調(diào)動或離職時進行的盤點，可按如下步驟推進：
——人員調(diào)動或離職時，須由區(qū)域經(jīng)理到場進行三方盤點。交接表格由財務(wù)部傳真至門店，盤點內(nèi)容包括門店存貨、備用金、營業(yè)款、手工帳、促銷費、其他零星費用及固定資產(chǎn)。
——盤點完畢，及時確認并調(diào)整差異。盤點清單須交接人，接收人及監(jiān)交人三方簽字確認。
——將差異原因在第二天傳真至門管進行系統(tǒng)處理。處理完畢后，財務(wù)部于隔天進行交接抽盤工作，在確認無誤前提下確定交接完畢。
前序工作流程及時間節(jié)點要求
門店間調(diào)撥流程及時間節(jié)點
——門管部收到門店間調(diào)撥單→開單開出預報單為兩個工作日。
——信息部根據(jù)開單調(diào)撥入庫預報于每天下午拉出門店提貨單與入庫單為一個工作日。
——調(diào)出門店收到提貨單、入庫單和調(diào)入門店收到物流隨貨配送單為五個工作日。
——門店間調(diào)撥商品截止每月的23日起開始票據(jù)流轉(zhuǎn)，才能確保每月31日門店正常下載，減少在途數(shù)據(jù)及手工賬的產(chǎn)生。
門店退貨流程及時間節(jié)點
——門管部收到商品退貨通知單→采購簽字確認為一個工作日。
——開單開預報單為兩個工作日。
——物流拉提貨單為一個工作日。
——門店收到退貨商品提貨單→退貨商品隨貨同行回物流為七個工作日。
——物流驗收上架為兩個工作日。
——門店收到驗收單據(jù)的日期→電腦上看到出庫信息并且下載為五個工作日。
——門店退貨商品截止每月的13日起開始票據(jù)流轉(zhuǎn)，才能確保每月31日門店正常下載，減少在途數(shù)據(jù)及手工帳的產(chǎn)生。
門店召回流程及時間節(jié)點
——開單開出召回預報單的時間為接到質(zhì)量部、商品部的召回通知單后的兩個工作日。
——隨貨同行回物流后的工作流程同以上退貨流程為六個工作日。
——門店召回流程截止每月23日起開始票據(jù)流轉(zhuǎn)，才能確保每月31日門店正常下載，減少在途數(shù)據(jù)及手工帳的產(chǎn)生。
賬務(wù)的處理
賬務(wù)處理分為門店自行承擔損失及商品報損。如為保管人工作失職保管不當?shù)模▉G失、毀損、過效期等原因引起的損失，由過失責任人全額賠償。
商品報損分為正常和非正常報損。(注：動銷商品報損前提為門店盤點登記簿的檢查備案，如發(fā)現(xiàn)門店盤點登記簿每天無差異情況，財務(wù)部將不允許做報損處理)。
前者指門店因意外發(fā)生被盜、火災等突發(fā)事件或藥監(jiān)抽檢而造成的商品損失，店長上呈專題報告，并填寫《財產(chǎn)、商品損耗/溢余報告表》(見附表二)上報財務(wù)管理部，財務(wù)部將進行審核后酌情處理。后者的非正常因素包括：如報損原因不祥的，在公司允許報損額度內(nèi)的(門店當月零售價總額的萬分之五計算)，經(jīng)審批后財務(wù)部做報損處理。超出部分按零售價金額進行賠償，門店店員賠償存貨價值的50%，門店負責人賠償50%。3個月近效期內(nèi)商品，一律不得作報損處理。特別要提醒的是，報損額不得按季度累計。對于報溢的商品，經(jīng)審批確認后，財務(wù)部要做報溢處理。
考核扣罰制度
存貨管理第一負責人為門店店長，在店內(nèi)對存貨的監(jiān)督保管應(yīng)起到真實、合理、有效的作用。
財務(wù)部將對門店管理部負責人及各區(qū)域經(jīng)理進行門店盤點制度一級培訓。由區(qū)域經(jīng)理對門店經(jīng)理進行二級培訓，門店經(jīng)理對各門店員工進行終極培訓。培訓須有書面記錄，并且要求歸檔處理。
各區(qū)域經(jīng)理對所管轄區(qū)域門店進行定期抽查，如發(fā)現(xiàn)實物與保管帳差異且不符合《門店盤點管理辦法》，須責令在規(guī)定時間內(nèi)整改。
財務(wù)部將對所有門店進行不定期盤點抽查及考核。如盤點過程中發(fā)現(xiàn)沒有按照盤點管理辦法規(guī)定日盤，盤點后差異未進行檢查與落實。所抽盤差異扣罰第一責任人為門店店長50%，店員50%。區(qū)域經(jīng)理將承擔連帶責任。
在月盤、年盤及抽盤過程中發(fā)現(xiàn)門店近效期商品(3個月)及過期商品的，店長承擔商品總零售價的50%，質(zhì)量員承擔30%，營業(yè)員承擔20%。區(qū)域經(jīng)理抽盤過程中發(fā)現(xiàn)串號商品未及時調(diào)整現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)一次對門店店長處以20元罰款(同門管部現(xiàn)場考核制度1點)，二次以上加倍扣罰;門管部、財務(wù)部抽盤過程中發(fā)現(xiàn)串號商品未及時調(diào)整現(xiàn)象，將對區(qū)域經(jīng)理處以100元罰款，二次以上加倍扣罰。區(qū)域經(jīng)理抽盤過程中發(fā)現(xiàn)門店未及時進行日盤及月盤，發(fā)現(xiàn)一次對門店店長處以40元罰款，二次以上加倍扣罰;門管部、財務(wù)部如發(fā)現(xiàn)門店未及時進行日盤及月盤，將對區(qū)域經(jīng)理處以100元罰款，二次以上加倍扣罰。如發(fā)現(xiàn)門店盤點金額總差異連續(xù)兩個月在500至1000元之內(nèi)的，區(qū)域經(jīng)理將直接扣罰總差異的50%。如發(fā)現(xiàn)門店盤點金額總差異連續(xù)兩個月大于1000元，區(qū)域經(jīng)理將直接扣罰總差異的50%并向總部管理部門呈交書面整改報告，并且直接影響對區(qū)域經(jīng)理的年終考核。
（中國藥店 作者：吳洪濤）
