公文，又稱通知通告，屬于企業下行應用文書。公司的公文質量能夠在一定程度上反應出企業管理水平。由于工作需要，公文往往由很多不同職能、不同層級的管理人員草擬，因此，控制公文擬寫質量存在一定的難度。

公文是以公司名義發布的，而非個人、部門發布的公司法定文件。公文傳達的是公司管理層的一致決策，體現了公司管理層的意志和權力。發布一份有關財務事項的通知，就認為只由財務領導批準、只與財務人員有關，這是一種不正確的認識。

公文的內容，主要是針對公司各類經營管理活動的管理政策、行政指令等具有廣泛知會性信息，具有明確的目的性，是公司履行和實現各項管理職能的重要手段。

公文的擬寫應當嚴肅、規范、書面化。公文草擬者應當具備一定的管理知識和應用寫作能力，對公文所要傳達的內容應當非常了解。草擬的公文應當目的明確、邏輯清晰、言簡意賅。公文格式和內容一經審批與發布，便不能隨意更改，因此，提交前必須認真檢查，并經由管理人員審核確認。

公文的基本信息至少包括：①密級：這個公文需要加密嗎?什么級別的人是不能看到的?②審批人：由何人審批?是否需要總裁批準?③主送范圍：公文的應當熟知群體，和該群體所屬的部門。④抄送范圍：公文的一般了解群體，和該群體所屬的部門。⑤公文的經辦部門/經辦人/電話。

公文的結構包括：公文名稱、公文正文和公文附件(如有)三個部分。公文名稱應當突出主題，簡明扼要，避免使用生僻字，不使用標點符號，公文名稱的一般樣式：關于“XXXX”的通知/通告;“XXXX”通知;“XXXX”通告等。

公文正文的陳述順序為：先目的、后內容;內容有多項的，使用項目符號：兩級項目符號的，使用：一、…… 1、……，三級項目符號的，使用：一、…… (一)、…… 1、……。

公文附件是公文的重要組成部分，一般情況下，附件名稱列于公文正文之后;附件與公文一同提交審核、發布。附件內容必須認真檢查，仔細核對，并經由管理人員審核、確認。公文正文后列明的附件名字，應與同步提交的附件名稱保持一致。

草擬公文應當使用規范的漢字和語句，符合中文語法要求;句式過長的，用標點符號隔開;使用規范的標點符號;日期的年份應當全部顯示，如“20XX年X月X日”;內容不得出現病句、歧義句、錯別字;多項內容的，有條理，有層次地進行敘述;必要時，留下公文條款解釋者的電話和郵箱。

公文的形式管理上，由公文主管部門設定統一格式的公文模板，公文草擬者擬寫公文時，僅需按“公文模板”要求，將信息填寫齊全、清楚即可。

公文發布后，按發布單位/編號/職能/密級/主送/抄送等進行分類及建立關鍵詞檢索，應用于信息化系統當中，基本的功能就是基于上述關鍵詞的快速查詢、調閱。

高虎/文