1 原則
集中管理、層層對接。
主力店客戶的開發(fā)、商務條款的確定以商務部為主，具體業(yè)務的執(zhí)行由相關對應部門直接對接處理。執(zhí)行中無法解決的問題，由商務部負責協(xié)調(diào)客戶與職能部門處理，并視具體情況要求公司高層出面協(xié)調(diào)。
2 涉及部門的職能
2.1商務部
承擔主力店客戶的開發(fā)，組織商務合同的起草、談判、修改、會審及核定，主力店客戶的日常聯(lián)系和維護，協(xié)調(diào)各部門與對方相應部門間的對接工作;及時向上級報告工作進展和日常動態(tài);組織召開與主力店的洽談會。
2.2發(fā)展部
摘牌后及時提供土地資料、相關商業(yè)數(shù)據(jù)，項目所在地的市場調(diào)研報告等其他相關資料等。
2.3規(guī)劃研究院
提供項目規(guī)劃設計、布局方案、圖紙和參數(shù)，主持技術條件的談判。審核主力店客戶的調(diào)整方案，參與會審合同。商務部安排專人每周與規(guī)劃研究院溝通新項目的規(guī)劃變更情況，規(guī)劃研究院應及時提供最新版的項目圖紙。
2.4項目管理中心
督促并指導項目公司明確主力店提出的各項要求;督促項目公司完成《房產(chǎn)技術條件》中要求的所有交房條件;督促項目公司按照合同要求提供所有證照;參與主力店進場及房屋交接工作;負責安排已撤銷項目公司未完成的與主力店合同約定事項的善后工作。
2.5集團商業(yè)管理公司
主持主力店物業(yè)管理合同的談判;參與合同談判及會審合同，為主力店進駐提供服務。
2.6財務部
確認保證金、租金到賬情況，參與合同會審。
2.7法務部
參與合同談判和合同會審，負責對其中法務條款的審核和確認。
2.8項目公司
按照“房產(chǎn)技術條件”及圖紙完成施工;按照合同要求提供所有證照;配合主力店進場裝修;協(xié)助主力店客戶當?shù)亟?jīng)營公司的各項報批、報建工作。
2.9各地商業(yè)管理公司
配合主力店的開業(yè)準備，及時處理主力店客戶日常經(jīng)營中的問題，定時向商務部反映合同執(zhí)行情況和未完善事項。
3 主力店主要工作流程對接管理辦法
主力店主要工作流程是基于主力店客戶已經(jīng)有明確進駐意向后，具體針對各項目的進駐、位置、面積、裝修、交付、開業(yè)、營運等各項工作的落實而設計的管理規(guī)定。商務部作為該項工作的主要負責部門，其他相關部門有配合工作的義務。
3.1主力店進駐意向的確認
由發(fā)展部根據(jù)需要提供項目發(fā)展計劃和相關選址信息;規(guī)劃院向商務部提供主力店的規(guī)劃方案;商務部向有關主力店提交書面的項目情況簡介并請對方及時回復。
各部門主要職責：
1) 發(fā)展部：提供土地和城市資料。
2) 規(guī)劃院：提供初步設計方案和平面規(guī)劃草圖。
3) 商務部：明確主力店進駐意向。
3.2項目實地考察或舉行項目推薦會
指協(xié)助客戶對項目所在城市的商業(yè)發(fā)展、項目所在位置、人流密度和其他基本情況的考察。或在公司拿地后，商務部組織項目推薦會，當?shù)仨椖抗居辛x務予以協(xié)助。
各部門主要職責：
1) 商務部：根據(jù)客戶要求協(xié)調(diào)接待工作;通知當?shù)仨椖抗緟f(xié)助。
2) 項目公司：落實和執(zhí)行協(xié)助考察或會務事宜。
3.3規(guī)劃設計方案的確定
在項目方案設計過程中，規(guī)劃院負責及時向商務部傳達設計方案要點和具體內(nèi)容，及時提供最新的規(guī)劃圖紙;商務部隨時向各相關主力店客戶通報并取得對方的意見和建議。
涉及主力店的有關設計協(xié)調(diào)問題，應招集專門的協(xié)調(diào)會， 會議由商務部主持，規(guī)劃院和項目管理中心參加。
各部門主要職責：
1) 商務部：向規(guī)劃院提供主力店對設計規(guī)劃的意見和建議，及時向主力店通報最新的規(guī)劃方案;
2) 規(guī)劃院：及時提供規(guī)劃設計方案任務要點、確定的規(guī)劃方案和最新確定的規(guī)劃平面圖。
3.4項目確認
商務部主導溝通并取得主力店對規(guī)劃方案的初步意見，并就布局方案、經(jīng)營面積和交付時間及時向規(guī)劃院和項目管理中心反饋，盡可能予以接納和改進。對于修改后的項目方案，在限定時間內(nèi)，要求客戶給予書面確認。
各部門主要職責：
1) 商務部：收集主力店意見和建議，取得書面確認;
2) 規(guī)劃院：提供確定的規(guī)劃方案并負責與客戶進行溝通確認。
3.5租賃合同的擬定
由商務部(及相關部門)與主力店客戶協(xié)商提出合同初稿，初步確定租金價格、交付條件、交付日期、物業(yè)費等其他商務條款。商務部分別征詢規(guī)劃院、項目管理中心、財務部、投資部、集團商業(yè)管理公司、法務部會審合同初稿。如相關部門對合同中的條款有異議，須書面提交商務部統(tǒng)一與對方談判解決，并將結果知會有關部門。合同文本擬定后由商務部組織聯(lián)合會審并提出結論性意見后，提交分管副總裁批準后，與對方約定簽署。
各部門主要職責：
1) 商務部：與主力店協(xié)商起草合同文本，組織征詢意見和會審，提交審批;
2) 規(guī)劃院：起草和審核房產(chǎn)技術條件， 與主力店溝通和談判面積、 交房條件、工程界面等內(nèi)容，參與會審合同中的相關技術條件;
3) 項目管理中心：協(xié)調(diào)項目公司提供開工、 交場等重要工程節(jié)點， 參與修改，提交會審意見;
4) 財務部：參與修改，提交會審意見;
5) 集團商業(yè)管理公司：起草和審核物業(yè)管理合同和物管職責界面，并負責與客戶進行相關內(nèi)容的談判和確認;
6) 法務部：參與修改，提交會審意見，參與合同及附件的談判。
3.6租賃合同的簽署和保管
由商務部主持與主力店客戶簽署正式租賃合同，簽署完畢后，交集團檔案室和財務部留底，并將復印件交商管公司主管副總裁、商業(yè)管理公司租金部及當?shù)厣坦芄荆⒃谀ㄈソ?jīng)濟指標后交規(guī)劃研究院。商務部負責知會規(guī)劃院、項目管理中心、項目公司、集團商業(yè)管理公司、投資部等部門，如有需要按規(guī)定調(diào)閱。
各部門主要職責：
1) 商務部：組織簽約，并知會相關部門;
2) 集團檔案室：合同歸檔保存。
3.7簽約儀式的舉行
在項目已有數(shù)個主力店客戶與我司簽署租賃合同后，為了促進后續(xù)招商工作并配合樓盤的銷售，商務部應擇機舉行簽約儀式。 當?shù)仨椖抗居辛x務進行配合。
3.8主力店設計變更
已確認的主力店設計方案發(fā)生變更時，規(guī)劃院須及時告知商務部，并同時報備分管副總裁，由規(guī)劃院、商務部與主力店協(xié)商取得一致意見并報經(jīng)分管副總裁審批后由規(guī)劃院發(fā)出，設計變更的備份文件交集團檔案室與原合同一起保存，規(guī)劃院及時通知有關部門。如主力店提出的變更要求，涉及到重大規(guī)劃方案調(diào)整，商務部需及時告知規(guī)劃院，并同時報備分管副總裁，由規(guī)劃院、商務部與主力店協(xié)商取得一致意見;如需成本質量控制部提供成本核算，則一并報經(jīng)分管副總裁審批。設計變更的備份文件交集團檔案室與原合同一起保存，規(guī)劃院及時通知有關部門。
各部門主要職責：
1) 商務部：協(xié)調(diào)主力店調(diào)整方案，獲取主力店的書面確認;
2) 規(guī)劃院：提交方案調(diào)整計劃;確認方案調(diào)整的可行性;
3) 成本控制部：提供方案調(diào)整造成的成本變化信息;
4) 集團檔案室：保存相關補充文件。
3.9施工進度協(xié)調(diào)
商務部根據(jù)《租賃合同》約定的進場裝修日和開業(yè)日計劃，與項目公司保持經(jīng)常性溝通，并隨時應主力店要求將進度通報對方。每一次由于滯后或其他原因引起的施工進度計劃調(diào)整，由項目公司向項目管理中心提出書面報告并說明理由，項目管理中心報請分管副總裁批準，通知商務部與主力店協(xié)調(diào)，并獲得正式書面確認。商務部負責存檔并通知有關部門。
有關協(xié)調(diào)問題，應形成必要的協(xié)調(diào)會制度，會議由規(guī)劃院、項目公司、商務部和項目管理中心參加。
各部門主要職責：
1) 商務部：定期或應主力店要求隨時通報工程進度，協(xié)調(diào)進度修改計劃，索取主力店書面確認，并通知有關部門;
2) 項目公司：應商務部要求隨時通報工程進度，起草進度修改計劃，及時向項目部申請;
3) 項目管理中心：審核進度計劃修改要求的合理性并報請主管副總裁批準，通知商務部正式與主力店協(xié)調(diào)。
3.10對外宣傳資料的確定
商務部定期向項目管理部提供主力店客戶的基本資料，并在樓盤開業(yè)前一個月提供關于業(yè)態(tài)的描述，項目營銷方案中涉及主力店的介紹和宣傳，由各項目公司向項目管理中心統(tǒng)一提出，經(jīng)商務部與主力店相關部門協(xié)商確認后， 方可采用。
同時，項目管理中心應提前一個月告知商務部樓盤開業(yè)時間，并經(jīng)主管副總裁簽字確認后，在樓盤銷售廣告中加入商務部招商廣告內(nèi)容。
各部門主要職責：
1) 商務部：向項目管理中心提供主力店客戶資料，審核宣傳方案中涉及主力店的介紹和宣傳內(nèi)容;
2) 項目公司：向項目管理中心索取主力店資料，如果宣傳方案涉及主力店內(nèi)容，須向項目管理部報審;
3) 項目管理中心：與商務部協(xié)調(diào)后，審核和批準宣傳方案。
3.11進場
當主力店承租房屋已具備進場裝修條件時，集團所屬公司應提前向項目管理中心提交主力店進場裝修通知書，項目管理中心審核同意后，由商務部向主力店發(fā)出進場交接通知，進場程序按《主力店進場移交注意事項》中的規(guī)定執(zhí)行。
各部門主要職責：
1) 商務部：主持協(xié)調(diào)主力店相關部門接受移交;
2) 集團所屬公司：提交進場裝修通知書;
3) 項目管理中心：審批進場通知書，參加進場移交手續(xù)，督辦項目公司工程進度和質量達到合同約定要求。
3.12裝修配合
由項目管理中心主持會同有關部門執(zhí)行，各部門主要職責：
1) 商務部：配合協(xié)調(diào);
2) 項目管理中心：主持執(zhí)行;
3) 集團所屬公司：具體操作。
3.13房屋正式交付
按照《主力店進場移交注意事項》和集團商業(yè)管理公司交接驗收的規(guī)定，由商務部和項目管理中心主持，通知主力店相關部門，會同其他有關部門按合同約定的條件和方式履行交付手續(xù)。
各部門主要職責：
1) 項目管理中心：與商務部共同主持交付;
2) 商務部：項目管理部共同主持交付;
3) 集團商業(yè)管理公司：參與見證;
4) 集團所屬公司：配合具體操作;
5) 各地商業(yè)管理公司：參與見證并配合。
3.14開業(yè)典禮和正式商業(yè)營運
主力店提交開業(yè)計劃后，商務部及時通知集團商業(yè)管理公司，由集團商業(yè)管理公司負責與當?shù)厣虡I(yè)管理公司和對方相應部門對口交接。
各部門主要職責：
1) 商務部：向商業(yè)管理公司提交主力店開業(yè)計劃;
2) 商業(yè)管理公司：批準開業(yè)計劃和開業(yè)典禮方案;
3) 各地商業(yè)管理公司：具體操作;
4) 集團所屬公司：參與配合。
3.15合同解釋和補充規(guī)定
主力店正式營運后，由商務部主持，要求各地商業(yè)管理公司具體執(zhí)行對《租賃合同》中各項條款進行審查。如有必要，在6個月內(nèi)提交《租賃合同補充協(xié)議書》。
各部門主要職責：
1) 商務部;主持修訂;
2) 各地商業(yè)管理公司：負責具體操作;
3) 商業(yè)管理公司：參與審查;
4) 集團所屬公司：參與審查。
（來源：商業(yè)地產(chǎn)學院）
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