我們知道，現代科學管理源于工作程序的細化分工。當生產流程被劃分為一道道工序，并確定一個人只需完成一道工序的時候，流水線開始標準化作業，工作效率與生產力水平大幅提高，人類產出的物質數量大大增加，消費需求得以不斷滿足。分工是管理的前提與基礎，分工是科學管理的重要手段，分工與流程也成為管理中最重要的制度組成。
在日常工作中，分工不明確或者不到位往往造成工作的阻力，成為溝通障礙甚至矛盾產生的起因，使得工作效果大打折扣。例如，你可能會遇到這樣一種情況，今天上級安排了一項工作，但是這個工作似乎并不在你已經習慣了的工作內容范圍內，而且此項工作又需要多個部門的配合。當你接受這項任務，慢慢去推進的時候，這時你發現，前面有很多阻力。有些環節任何人都不知道應該怎么辦，你得一步步去分析，去問問題；有些環節需要其他同事的協助，但是當你跟他溝通的時候，他會說，這是我的工作啊，你怎么給我安排我自己的工作呢，局面頓時尷尬；有些環節你可能得催促好幾遍，對方才能給你答復，而答復的結果卻又距離你的要求差之千里，你頓感崩潰。如上問題，等等！這是怎么回事呢？你在想，怎么工作就這么難呢？這又不是我的工作。總之，你在抱怨中，加班，煩躁，又不得不按時交差。大家想想，這樣的工作結果會是高效的嗎？我想，不會的。這種工作氛圍下出來的工作報告會對領導的決策產生非常不利的引導，甚至是錯誤引導，造成誤判，影響到整個公司的利益。
然而，這種問題的存在又能歸咎于誰呢？有些人可能認為，就是這個工作人員不對，他來承擔全部責任，但是他滿肚子的抱怨，認為自己是吃力不討好。難道這種事情是上級的錯誤，他不應該這樣隨便去安排工作？但上級是為了公司的利益，為了工作的需要，才提出這樣的要求，這是無可厚非的。難道要怨那些不大配合的同事？他們會說他們做了自己該做的事情，他們也無權去跟進這項工作的結果會是怎樣啊！結果陷入了僵局。按照當下的原因分析方法，這種情況最終將歸罪于我們的體制問題。但是，當下次又出現同樣問題的時候，我們又該怎樣去認為呢？這只能推論出，現有的工作內容缺少專人管理，少有人認識到要把出現了問題的工作內容明確責任分工，重新確定該工作內容的歸屬，最終形成可以公示的規章制度。
對于工作，我們不怕出現問題，怕的是問題出現后，仍然無動于衷，仍然循規蹈矩。針對特殊時期出現的特殊問題，必須要形成一種案例歸類，形成案例制度化，形成書面化的明確的責任歸屬。我們日常的管理工作實際都是按照既有的流程與規范操作，只是由于部分規范不甚細致而導致這種種特殊情況的出現，造成工作中的障礙。而這其中，工作權責不明晰又是最大的弊端。工作實際上是并不難的，難的是有人去做，而有人去做的前提，當是規定了某項工作應該由誰去做，怎么去做，與之相關聯人員如何負有協助配合之責。規章制度的作用即是在于各司其職，作為一名管理者，真正需要你去管理的往往是對異常情況的應變，如針對不遵守規范的員工的管理、對銷售異常下降或者異常增長情況的分析、政府部門檢查出商品質量問題時的應對等等，要將這些在現有的規章制度沒有規范到的地方進行明確的責任劃分，以確保同類問題在下次處理時成為一種有專人管理、有流程可依的常態工作。因此說，有沒有對于異常情況進行及時總結的明確分工要求，有沒有專人去提煉并固化解決這些異常問題的辦法，將是能否提高工作效率，能否徹底解決問題的根本。
當前很多公司會為了降低成本而采取裁員方式，或者是實施定崗定編，這是非常好的標準化管理措施。通過定崗定編的有效實施，逐漸實現崗位的固定及崗位間工作流程銜接方式的明確，固化人轉崗定的工作原則，全面實現崗位說明書公示，并建立專門的機制以保證崗位說明書內容隨形勢變化而能夠逐步更新。如此，工作分工才能真正發揮提高工作效率，促進管理提升的目的，避免因人的變化而造成工作脫節或者使得工作難以為繼，甚至出現產生工作損失的不利情況。
